Personvernerklæring Semje Software AS

 

1. Innledning

Semje Software AS («vi») er opptatt av at du som kunde skal ha tillit til oss og hvordan vi behandler personopplysninger. I denne personvernerklæringen forklarer vi derfor hvorfor vi samler inn informasjon, hvordan vi bruker denne informasjonen og hvordan vi tar hensyn til personvern.
Personopplysninger er opplysninger og vurderinger som kan knyttes til en identifiserbar levende enkeltperson. Dette kan for eksempel være navn og kontaktinformasjon, historikk eller informasjon om interesser og preferanser. Behandling av personopplysninger innebærer alle former for håndtering av personopplysninger som: innsamling, analyse, registrering og lagring.
Bruk av personopplysninger må følge personopplysningsloven og personvernforordningen. Vi, som behandlingsansvarlig, og med det den som bestemmer formålet med behandlingen av personopplysninger, vil sørge for at vi bruker personopplysninger om deg i samsvar med lovens regler.

2. Kontaktinformasjon

Har du spørsmål om behandlingen eller ønsker å komme i kontakt med oss for å utøve dine rettigheter, finner du kontaktinformasjonen vår nedenfor:

Semje Software AS
Pb 96
2261 Kirkenær
Organisasjonsnummer: 923 625 011
E-post adresse: post@semjesoftware.no
Telefon 950 09 050

3. Hva slags informasjon er det vi samler inn?

Når kunder registreres hos Semje Software AS, bestiller og bruker en tjenste eller produkt eller besøker vår hjemmeside, kan vi be om informasjon. Avhengig av situasjonen kan vi muligens be om følgende personopplysninger for firmaet og dets ansatte:

• Opplysninger om deg: Informasjon du oppgir om firmaet og dets ansatte i forbindelse med vårt arbeid med saken, eller som fremkommer fra de saksopplysningene som tilflyter oss. Dette kan være f eks personnummer, navn, adresse, telefonnummer og e-postadresse.

• Betalingsinformasjon: Informasjon vi får dersom du betaler en faktura fra oss eller på annen måte overlater informasjon om egne kontonummer.

• Kommunikasjon: Informasjon du gir oss når du har kontakt med oss, som e-poster sendt mellom oss.

• Opplysninger om bruk på nettsidene: Informasjon vi får når du bruker vår nettside, som hva slags enhet du har (f.eks. mobil eller PC) og IP-adressen din, brukeradferd, språk mm.

• Opplysninger fra partnere: Informasjon vi måtte få fra våre samarbeidspartnere, under behandlingen av saken din.

• Automatiske data: data innhentet via systembruk eller via vår kundeservice.
Når kunden samtykker til at vi behandler personopplysninger godkjenner kunden også at vi kan registrere andre opplysninger som ved tidligere anledning har blitt gitt oss. Basert på offentlig tilgjengelig informasjon kan vi også supplere kundens registrerte opplysninger med bransje og ytterligere kontaktinformasjon.

4. Behandlingsgrunnlag – samtykke

Vår behandling av dine personopplysninger kan basere seg på ett eller flere av de følgende grunnlagene: i) ditt samtykke; ii) oppfyllelse av avtale med deg ; iii) oppfyllelse av en rettslig forpliktelse; iv) vern om dine vitale interesser; v) utføre en oppgave i allmennhetens interesse; eller vi) for formål knyttet til en berettiget interesse.

Vi tar utgangspunkt i at kunden kan når som helst trekke dette samtykket om at vi skal behandle personopplysninger. Trekkes samtykket, vil vi fjerne opplysningene vi har om kunden og dens ansatte.

Semje Software AS forutsetter at der en kunderelasjon tegnes mellom Semje Software AS og et firma, så tilligger det firmaets ledelse å informere firmaets ansatte om nærværende personvernerklæring. Semje Software AS kan etter dette ikke holdes ansvarlig for at ansatte eller andre, hvis personopplysninger tilflyter oss i medhold av avtalen med firmaet, ikke er kjent med hvordan deres personopplysniner behandles som en følge av avtalen mellom Semje Software AS og firmaet som kunde.

Om kunden ikke ønsker å motta informasjon eller markedsføring fra Semje Software kan det gis beskjed om dette ved å sende en epost på post@semje.com eller ringe på telefon 950 09 050.

5. Formålet med behandlingen av personopplysningene

Vi bruker personopplysninger til følgende formål:

• Levere produkter/tjenester: Vi behandler personopplysninger for å yte og levere produkter/tjenester. For eksempel behandles opplysninger i forbindelse med bruk av Nøgd. Vi bruker også data for å kunne gi en best mulig brukeropplevelse blant annet gjennom automatiske pålogging og tilpasning av innholdsvisning til skjerm.

• Utvikling og analyse: Vi behandler personopplysninger for å forstå behovene til våre kunder og for å forbedre og videreutvikle våre tjenester.

• Salg og markedsføring: Vi bruker både anonymiserte data og personopplysninger for markedsføringsformål i samsvar med gjeldende lovgivning. Disse aktivitetene inkluderer markedsføring av produkter og tjenester, herunder til å lage målgrupper, tilpasse markedsføringen til behov vi ser og til å sende ut nyhetsbrev og annen informasjon.

• Informasjonssikkerhet og misbruk av tjenester: Vi vil kunne behandle person- og trafikkopplysninger for å sørge for god sikkerhet i alle våre tjenester. Vi vil også kunne behandle personopplysninger for å avdekke eller forhindre ulike typer bedrageri og misbruk.

• Overholdelse lovpålagte krav: Vi behandler personopplysninger for å oppfylle våre lovfestede plikter, f. eks. i tilknytning til regnskapsførsel og for å fremlegge opplysninger for kompetent myndighet når dette er pålagt oss i henhold til norsk lovgivning.

• Andre formål du har samtykket til: Vi vil kunne behandle dine personopplysninger for ethvert annet formål som du spesifikt har gitt oss et samtykke til.

6. Samtykke til e-postkorrespondanse, direkte markedsføring og videre kontakt

 

Når du som kunde samtykker til at vi behandler dine personopplysninger i overensstemmelse med de overnevnte formål, samtykkes det til at personopplysninger behandles i henhold til denne personvernerklæringen, at Semje Software AS kan sende kunden direkte markedsføring via e-post om våre produkter, evt kontakte deg via e-post eller telefon, samt utsendelse av nyhetsbrev via e-post du selv har valgt å motta. Du kan takke nei til ytterligere e-poster ved å følge linken som befinner seg nederst i våre e-poster, eller ved å kontakte oss direkte.

7. Hvor lenge lagres opplysningene?

Vi lagrer personopplysninger bare så lenge det er nødvendig for formålene de ble samlet inn for.
Har kunden en aktiv dialog med oss tar vi vare på opplysningene i inntil to år fra den siste kontakten; deretter fjerner vi opplysningene. En aktiv dialog defineres som interaksjon med Semje Software AS eller representanter for oss de siste to årene via telefon, ved å besvare e-post, lastet ned materiale på nettsiden eller registrert deg via et skjema.

Har kunden samtykket til behandling av personopplysninger i forbindelse med samtykke til regelmessig mottak av e-poster, fortsetter vi å behandle personopplysningene til kundeforholdet avsluttes. Deretter lagrer vi personopplysningene i to år før vi sletter informasjonen.
I det tilfellet du er ansatt i en virksomhet som er kunde hos oss, behandler vi dine opplysninger innenfor rammen for kundebehandling. For aktive kunderelasjoner behandler vi dine opplysninger inntil (1) du avslutter din stilling i virksomheten, eller at (2) virksomheten ikke lenger har en aktiv kunderelasjon med oss. Når en kunderelasjon avsluttes, går vilkårene for lagring og behandling av opplysninger over til de samme vilkårene som er beskrevet i de foregående avsnittene. Avslutter du din ansettelse i virksomheten, er du selv ansvarlig for å gi oss beskjed slik at vi kan slette dine opplysninger.

8. Hvem kan informasjonen deles med?

Oppgitte opplysninger vil være tilgjengelige for autorisert personell hos Semje Software AS, som signerer avtale om taushet og konfidensialitet ved ansettelse.

Dersom personopplysninger må deles med tredjepart som f eks utviklere av Semje Software AS sine systemer, vil samme krav om taushet og konfidensialitet gjøres gjeldende gjennom særskilt databehandleravtale.

9. Hvor oppbevares opplysningene?

Opplysningene oppbevares av Semje Software AS i kundesystemet vårt som lagres i servere i Norden. Vi har databehandleravtale med Webhuset.no, Domeneshop.no, Tripletex og Lindbak IT AS som så igjen har avtale med sine underleverandører.

10. Kundens rettigheter ad innsyn, sletting og eventuelt flytting

Kunden har rett til å få informasjon om hvilke opplysninger vi har om kunden og dens ansatte. Kunden kan kreve at vi retter opp feilaktige opplysninger eller sletter personinformasjon.

Ønsker du som kunde å trekke tilbake samtykke, kreve oversikt over opplysninger, rettelse/sletting, eller flytting av informasjon, ber vi om å bli kontaktet på e-postadressen vi har angitt under avsnittet for kontaktinformasjon.

Hvis du som kunde mener at vi behandler personopplysninger i strid med personopplysningsloven eller personvernforordningen, har du rett til å klage til Datatilsynet. Før du eventuelt gjør dette, vil vi gjerne at du kontakter oss slik at vi kan besvare dine spørsmål eller oppklare eventuelle misforståelser.

11. Andre formål

Dersom vi skal bruke personopplysningene til et annet formål enn det de ble samlet inn for, inntrer informasjonsplikten på nytt og vi må da opplyse hva det nye formålet er, og gi deler av informasjonen ovenfor på nytt.

12. Informasjonskapsler

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på brukerens datamaskin når en nettside lastes ned.
Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene.

Vi bruker kun informasjonskapsler for å gi deg en bedre brukeropplevelse på våre sider slik at du slipper å fylle inn felt på nytt hver gang du er på våre sider.

13. E-post og telefon

Vi benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler og e-postutveksling som skjer som en del av kundebehandlingen registreres i kundesystemet.
Våre medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.
Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør kunden oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

14. Endringer i avtalen

Semje Software AS vil kunne endre innholdet i nærværende avtale. Den oppdaterte og til enhver til gjeldende versjonen, vil være tilgjengelig på våre nettsider, og eksisterende kunder vil varsles direkte ved vesentlige endringer.

 

 

 

 

Hastehjelp!

Hastehjelp - kontakt oss nå for bistand i arbeidsmiljøet

Trenger du strakshjelp til konflikthåndtering?

Vi kan raskt hjelpe med å finne en løsning.

Klikk her